24 כלים מצוינים לניהול עסקים קטנים ובינוניים

כל עסק צריך כלים שונים לניהול העסק. קיימות תוכנות מצוינות ושירותי אינטרנט מצוינים לשימוש באינטרנט, רבות מהם בחינם או זולות מאוד. 100% מההמלצות כאן הן תוכנות ושירותים שאני משתמש בהם או השתמשתי בהם בעצמי.

כספים וניהול חשבונות

1. ICOUNT – זהו שירות החשבוניות בו אני משתמש כבר כמה שנים. אבל זהו לא רק שירות להוצאת חשבוניות, זה גם שירות לגביית כספים בעזרת כרטיסי אשראי, שירות ליצירת דפי מכירה, שירות לניהול הוצאות העסק ועוד. המערכת הזו עובדת עם המון מערכות בישראל בצורה מושלמת ועם אלו שלא אפשר לשלב ולחבר בינהן בעזרת ZAPIER. אני ממליץ בחום על מערכת זו. (אגב, הקישור הוא קישור שותפים, במידה ותצטרפו, אתם תקבלו 5% הנחה ואני אקבל עמלה על הצטרפותכם).
   
2. PayMe – חברה לסליקת אשראי, עובדת בצורה אינטגרטיבית עם ICOUNT, מאפשרת סליקת אשראי בקלות ובמהירות. תמיד אפשר ומומלץ ללנהל משא ומתן על העמלות. במידה ויש לכם ICOUNT אני מציע להרשם ישר מתוך הממשק של iCount.
   
3. Paypal – יש לי עובדים ברחבי העולם, להם אני משלם בעזרת PAYPAL. הם מוציאים לי חשבון לתשלום ואז אני משלם. מערכת בטוחה ונוחה. כמובן שאפשר גם לסלוק ולקבל כספים בעזרתה במיוחד לכל מי שמקבל תשלומים מחו”ל או מהארץ ובמידה ואין לו חיבור למערכת סליקה מקומית.
   

ניהול לקוחות וניהול מועמדים

1. TRELLO – אני עושה שימוש במערכת פופולרית זו לניהול תהליכי גיוס לקוחות ולניהול לקוחות קיימים (CRM). עם טרלו אפשר לעשות המון דברים, זוהי מערכת שהיא גם חזקה מאוד וגם קלה לשימוש בו זמנית. בעזרת ZAPIER אפשר לעשות הרבה דברים בצורה אוטומטית.
   
2. Pipedrive – למי שרוצה מערכת חזקה מאוד שמיועדת באופן מיוחד לניהול לקוחות ולגיוס לקוחות (CRM) זו מערכת מעולה. מאוד נוחה לשימוש ולא פחות חשוב יש קהילה גדולה בארץ של משתמשים וקבוצת פייסובק ולכן אפשר להעזר ולקבל תמיכה בקלות יחסית.
   

מערכת לניהול רשימות תפוצה ומיילים

1. VIPLUS – זו מערכת המיילים העיקרית שלי בשנה האחרונה, מערכת נוחה לשימוש וחזקה מאוד. יש בה אפשרויות אוטומציה רבות והיא לא מאוד יקרה. אני בסה”כ מרוצה מאוד.
   
2. DRIP – בימים אלו אני בתהליך מעבר למערכת הבינלאומית DRIP לפחות בחלק מתהליכי השיווק שלי. משתי סיבות עיקריות, האחת, אני מתחיל פעילות בשוק הבינלאומי, והשניה, כי היכולות של מערכת זו אפילו חזקות יותר בכל הקשור לאוטומציה. בנוסף היא תומכת יפה מאוד בעברית.
   
3. רב מסר – מערכת רב מסר היא מערכת ותיקה שמשתכללת ומשתפרת כל הזמן, השתמשתי בה לאורך שנים והייתי מרוצה מאוד, היו חסרים כמה כלים לאוטומציה שלאט לאט הם מוסיפים. אני חושב שגם מערכת זו היא בחירה טובה מאוד.
   

ניהול פרויקטים

1. DAPULSE – חברת סטארטאפ ישראלית שפיתחה מערכת מעולה לניהול פרויקטים. אנחנו מנהלים את הפרויקטים שלנו עם מערכת זו. החיסרון היחיד שלה זה המחיר שהוא קצת גבוה, היתרון הגדול שלה זה שהכל מאוד ויזואלי ובמבט מהיר אפשר לראות מה המצב של הפרויקט.
   
2. TRELLO – אחת המערכות הטובות והחזקות לניהול פרויקטים, מומלצת על ידי המון חברות ועסקים, גדולים וקטנים. טרלו נותנת המון גם בגרסה שלה בחינם מה שמאפשר להתחיל ולנהל פרויקטים גדולים ומורכבים ללא עלות של מערכת לניהול פרויקטים.

ניהול משימות

1. ANY.DO – לשימוש אישי ויומיומי (עסקי ופרטי) אני משתמש בתוכנת ANY.DO גם זו תוכנה שפותחה על ידי סטארטאפ ישראלי כחול לבן. לתוכנה זו ממשק פשוט ונוח, תמיכה גם בעברית, אפשרות לשימוש בכל המערכות (מחשב, אינטרנט, אנדרואיד ואפל) וגם שיתוף משימות. גם בתוכנה זו אני משתמש בצורה יומיומית.
   
2. TODOIST – תוכנה מעולה לניהול משימות ופרויקטים קטנים, השתמשתי בה בעבר ואהבתי אותה מאוד. מאחר ובשימוש בתוכנות האלה יש אלמנט אישי סובייקטיבי מאוד אני ממליץ גם עליה, נסו ובחרו את מה שמתאים לכם.
   

שיתוף וגיבוי

1. Google Drive/Docs – בעבר כל הקבצים שלי היו קבצי וורד ואקסל, ובשלב מסוים התחברתי לדרופבוקס וכך דאגתי שהכל יהיה מגובה ומשותף. אבל ביום שהתחלתי להשתמש במסמכי גוגל הבנתי את הנוחות האמיתית של שיתוף. כיום כמעט כל מסמכי העסק שלנו נמצאים בענן של גוגל, אפשר לערוך יחד מסמכים, בו זמנית. אין יותר בעית גרסאות ותאימות. כמובן שהמסמכים האלה גם מאוד מהירים ונוחים לשימוש. יש גם כמה חסרונות, לא תמיד יש בהם יכולות עריכה או מורכבות כמו במוצרים המקבילים של מיקרוסופט ובנוסף כאשר לא מחוברים לאינטרנט לפעמים יש בעיה של זמינות המסמכים וצריך להכין זאת מראש בהגדרות, יחד עם זאת השימוש במסמכי גוגל נוח לנו מאוד.
   
2. DropBox – שירות מעולה לגיבוי הקבצים החשובים במחשב ולשיתוף. אחד השירותים ששומרים על הרוגע שלי, אני יודע שגם אם קורה משהו למחשב שלי אז הכל מגובה ושמור. גם האפשרות לשתף קבצים קלה ונוחה ומאפשרת עבודה עם לקוחות, ועם אנשי הצוות המרוחקים.
   

אימייל

1. Google Apps – Gmail for business – שנים רבות מאז עזבתי את מיקרוסופט אוטלוק ועברתי למערכת העסקית של גוגל ואני מרוצה מאוד. המייל נוח ומהיר לשימוש, כאשר רוצים לחפש מייל יש מערכת חיפוש מעולה שעובדת מצוין ומהר. בנוסף עובד כחלק מכל המערכת העסקית של גוגל דרייב. כמובן שהשימוש נוח מאוד גם מהמחשב וגם מהנייד ואין בעיה של סנכרון והתאמות.
2. Unroll.Me – מערכת פשוטה ומעולה שמאפשרת לראות את כל מי שאי פעם נרשמתם לתפוצה שלהם ומאז הם שולחים לכם מייל. אפשר לבטל רישום כזה במהירות ובקלות.
   

תקשורת

1. SLACK – תוכנה ושירות שכבשו את עולם ההייטק העולמי. דומה למה שהיה פעם סקייפ. יחד עם זאת יש לזה המון יתרונות שאין לסקייפ, יש אפשרות להגדיר ערוצים, לשמור את כל ההתכתבויות אחורה ועוד. אנחנו עושים את רוב התקשורת הפנים ארגונית שלנו במערכת של SLACK.
   
2. Skype – עדיין אחד השירותים החביבים לתקשורת, גם מסרים מידיים כתובים וגם שיחות ווידאו, עבורי משמש בעיקר לשיחות עם פרילנסרים שאני עובד איתם ברחבי העולם.
   

אתר אינטרנט

1. אתר מבוסס וורדפרס – כל עסק, ממש כל עסק צריך אתר אינטרנט. אפשר להקים היום אתרים על מגוון פלטפורמות, וויקס, ואחרות, בחינם או ממש בזול. אני חושב שאתם צריכים להסתכל על אתר האינטרנט של העסק שלכם כעל הלב הפועם של הפעילות השיווקית של העסק שלכם. זו חייבת להיות מערכת שיש לכם שליטה מלאה עליה. ושהיא בבעלות מלאה שלכם. כך שגם במערכות הזולות כאשר יש להן אופציה בתשלום מועט אני ממליץ לשלם ולשים אתר בדומיין משלכם. אתם תשקיעו הרבה אנרגיה וכסף על מנת להביא תנועה של לקוחות פוטנציאלים לאתר שלכם ולכן צריל להתייחס לזה כעל נכס וירטואלי ולכן לכם צריכה להיות הבעלות עליו. אני ממליץ בחום רב להקים אתר אינטרנט על גבי פלטפורמת וורדפרס. זוהי הפלטפורמה שאחראית על רוב אתרי האינטרנט הנוצרים בעולם בימינו, אפשר להקים אתר בחינם, אתר בזול ואתר מורכב, ויקר. זו מערכת שמאפשרת הכל, בניתי אתרים של 1000 ש”ח ואתרים של 50,000 ש”ח. הכל אפשרי עם המערכת הזו והיא מעולה לכל צרכי השיווק באינטרנט. ממליץ לעשות שימוש בה וכמובן שאם אתם צריכים עזרה בזה אנחנו בונים אתרי וורדפרס מעולים.
   

עיצוב גרפי

1. Canva – שירות און ליין מעולה שמאפשר לייצר גרפיקות נהדרות לפרסומים שלכם באתר האינטרנט, בדפי הפייסבוק וכל שאר הרשתות. יש אתגר קטן עם פונטים בעברית, אין אותם במערכת ואפשר לעשות בהם שימוש רק בחשבון בתשלום. יחד עם זאת המערכת עדיין מאפשרת המון דברים ולמי שתוכנות עריכה מורכבות מפחידות אותו יכול לרכוש את הגרסה בתשלום (נמוך) ולהנות מכל האפשרויות.
   
2. PicPick – אני נוהג לאסוף לעצמי צילומי  מסך של אתרים, פרסומות, תהליכי שיווק, דפי פייסבוק ועוד. כמו כן אני מייצר צילומי מסך על מנת להסביר דברים בקלות ללקוחות שלי, וגם לעובדים שלי. כידוע, תמונה שווה אלף מילים, גם בהסברים. PicPick היא תוכנה מעולה ללכידת צילומי מסך והוספת חיצים, טקסט, הדגשות ועוד. אני עושה בה שימוש יומיומי וממליץ עליה בחום.
   

תמונות

פוסט מלא על חשיבות התמונות ושימוש באתרי תמונות בחינם, אלו השלוש שאני משתמש בהם כל הזמן:

1. Unsplash
2. Pexels
3. Pixabay

סיכום

כל השירותים, התוכנות והכלים המוזכרים לעיל הם שירותים אותם אני מכיר הייטב, משתמש בהם ביומיום או שהשתמשתי בהם רבות. אלו כלים שעוזרים בניהול העסק, בהפקת תוכן, בגביית כספים ועוד, יש כאן 24 שירותים שכל אחד מהם הוא מהטובים בתחומו בישראל ובעולם. תהנו! בנוסף, אשמח לקבל המלצות לשירותים וכלים שאתם משתמשים בהם כאן למטה בתגובות 🙂